やってはいけない経費削減がある？正しく進める方法を解説

従業員のモチベーションに関わる経費

企業の経費の多くを占めるのが人件費です。減給や解雇などで人件費を削減すれば経費を大幅に減らせますが、従業員は会社の将来性に不安を感じるため、従業員の仕事への意欲が失われたり、減給や解雇の対象ではない有能な人材が他社へ転職したりする可能性があります。会社にとって大きな損失になってしまうでしょう。

人件費を削減する前には、まず業務フローを見直すことが大切です。ムダな工程を削減し、業務効率化を図って、残業時間を少なくする工夫をしましょう。

売上に関わる経費

営業活動には、広告宣伝費や販売促進費などが掛かります。これらを大幅にカットすると、製品やサービスの訴求力が落ち、売上が減少する恐れがあります。営業活動に関わる経費がかかりすぎている場合は、出稿している広告のブラッシュアップやや販売促進の効果検証などを行い、費用対効果を確認してから削減するもの決めていきましょう。

品質に関わる原材料費

品質の低下や故障の原因となる恐れがあるため、製品の原材料に関わる費用は安易に削減しないようにしましょう。経費を削減して一時的に利益が増えたとしても、企業の信頼度が下がり、顧客離れにつながります。一度失った信用を取り戻すのは難しいため、製品の品質が著しく下がるような経費削減は避けましょう。

業務効率を下げる経費

パソコンなどのITツールを新たに導入する際、経費削減のためにスペックを下げると業務効率が低下することがあります。経費を削減できたとしても、残業時間が増えて人件費が高くなるかもしれません。

とはいえ、現状のスペックが必要以上に高すぎる場合は、適切なスペックに見直すことも必要です。経費削減のためには、どの業務にどれくらいのスペックのITツールが必要かを見定めることが大切です。

生産性の低下

経費削減のためにパソコンなどのITツールのスペックを必要以上に下げると、生産性の低下を招いてしまいます。また、減給や解雇などによる人件費の削減は、従業員のモチベーション低下につながるため、生産性が下がり、業績の悪化につながる恐れがあります。

人材の流出

無理な人員削減の結果、残業が増えるようなことになると従業員の不満を招き、離職率が上がります。優秀な人材が流出すれば、会社にとっては大きな痛手です。近年は少子高齢化による人手不足が深刻な業界も多いため、人件費の行き過ぎた削減は企業にとって大きな損失になる恐れがあります。

顧客からの信頼が低下

原料費の削減によって製品の品質が低下すると、製品や企業の評判は下がってしまいます。今まで積み上げてきた顧客からの信頼は低下してしまうでしょう。一度信頼を失うと、取り戻すのは困難です。

1．現状を正確に把握する

まずは現在かかっている経費をすべて洗い出し、内訳を正しく把握しましょう。「何にいくらかかっているか」「最も大きな割合を占める経費は何か」「ムダな経費はないか」などを把握し、、必要な経費と不要な経費を明確にします。

2．削減した効果を試算する

削減する経費が決まったら、どのくらいの効果が期待できるか試算します。「経費削減によってデメリットが生じることがないか」「ツールを導入する場合は赤字にならないか」なども確認しましょう。

3．数値目標を設定する

経費ごとに数値目標を決めましょう。目標を設定することで、想定した効果の有無を検証できます。

4．社内全体に周知する

目標とスケジュールを策定したら、社内全体に周知しましょう。経費削減は会社全体で取り組む必要があるため、実現には従業員の協力が欠かせません。

5．定期的に見直し・改善をしながら長期的に取り組む

経費削減は長期的に取り組むものであるため、PDCAサイクルを回しながら定期的に見直しや改善を行いましょう。

光熱費を見直す

光熱費の見直しは、経費削減できるだけでなく、環境への配慮にもつながります。電気の契約を見直して、より安い電力会社へ切り替えるとコスト削減が期待できます。空調は従業員の意見も取り入れながら、季節に応じて適切な温度設定にしましょう。

Web会議を導入する

Web会議を導入すれば、会議に参加する従業員の交通費や宿泊費などを削減できます。移動にかかる時間を節約できるため、時間を有効活用できて生産性も向上します。残業時間の削減にもつながるでしょう。

ペーパーレス化を進める

ペーパーレス化を推進すると、コピー用紙代やトナー代などを削減できます。コピーの機会が少なくなるため、プリンターをリースで複数台導入している会社は台数を減らすことでリース代も削減できます。書類を保管するスペースも必要ありません。
電子化した文書をクラウド上のストレージに保存すれば、情報共有しやすくなるため、業務効率化にもつながります。

オフィス賃料を見直す

固定費の中でも毎月大きな負担となっているのがオフィスの賃料です。テレワークを推進すれば出社する従業員の人数が減少するため、オフィスの規模を縮小できます。今より賃料が低いエリアへの移転を検討するのもよいでしょう。

IT機器はレンタルを利用する

デスクトップパソコンやノートパソコン、タブレットなどのIT機器は最新スペックを使うと業務効率化が図れます。しかし、購入すると初期費用だけでなく保守・メンテナンスなどのランニングコストもかかるため、経費を削減するにはレンタルの利用がオススメです。

レンタルはリースのような法定耐用年数の縛りがないため、機器の実寿命に応じて更新できます。

オフィス家具は中古品を活用する

家具はパソコンなどの機器に比べると、故障や劣化の心配が少ないため長く使えます。オフィス家具を購入するときは、中古品を活用すると新品に比べて経費を抑えることができます。