コロナ禍を機に、コスト削減を迫られる企業が増えたのではないでしょうか。コロナのような大規模な感染症が発生するかわからない中、非対面を前提としたオフィス機能の縮小を考えるべきなのか、それとも引き続きオフィス空間を維持するべきなのかなど、多くの企業が悩んでいます。
また、ハイブリッドワークのような新しい働き方に向けて、デジタル技術の活用やデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進により業務効率化を検討する企業も増えています。
今回は、オフィスにかかるコストの種類とコスト削減のアイデア、オフィスコストを削減する上での注意点をご紹介します。
オフィスにかかるコストとコスト削減方法
会社を運営するためにはさまざまな種類のコストが発生します。今回は、その中で削減可能な主要コスト6つと、それぞれの削減方法を紹介します。
コスト①オフィス賃料
まず紹介するのはオフィス賃料です。これは主に賃料と共益費の合計で、基本的には立地や建物、専有面積によって金額が異なります。また、会社の運営にかかるコストにおいては大きなウエイトを占めるので、削減によって高い効果が期待できます。
オフィス賃料のコスト削減方法
賃料は物件のオーナーとの交渉により安くなる場合があります。また、賃料の安いエリアにオフィスを移転する方法もあります。そのほかのアイデアとして、専有面積が広いほど賃料は高くなる傾向にあるため、オフィスの規模を縮小させる方法も有効でしょう。
テレワーク導入によりオフィスに全員分の座席を用意する必要がなくなったため、オフィス面積を縮小し、コワーキングスペースやシェアオフィスを活用することも一つの手です。これにより、オフィス設営の初期費用や維持費などを抑えられます。
なお、賃料削減につながることとして、ペーパーレス化が挙げられます。ペーパーレス化を進めることで、紙の書類などを保管するために必要だった棚などのスペースが不要となり、オフィスを縮小できます。
また、同時間帯にオフィスで働く人の数を調整することも、省スペース化するための方法といえます。テレワーク導入やアウトソーシングを活用することで出社人数を減らせます。
コスト②オフィス用品
コピー機などのOA機器は業務に必要ですが、必要以上に設置している場合、購入費やリース料に加え、電気代などのコストも多く発生します。ペーパーレス化の推進や、機器の設置数を見直して、ムダがあれば削減することをオススメします。
オフィス用品のコスト削減方法
電話やパソコン、コピー機といったOA機器はリースやレンタルを活用することでコスト削減につながります。リースは長期利用、レンタルは短期利用の場合に適しているサービスです。
ビジネスフォンなどは、比較的寿命が長いので中古の購入も検討するとよいでしょう。
コスト③消耗品
消耗品のコストとは、文房具やコピー用紙など、使用により減るモノの購入費用のことです。一つひとつは安価ですが、会社全体でかかるコストを考慮すると決して無視できません。
消耗品のコスト削減方法
消耗品については、まとめて購入することで割引が適用され、お得に購入できる場合があります。
部署間で消耗品をまとめて購入するなど、企業内で消耗品の利用を効率化することで、無駄な在庫や発注を減らすことができます。
コスト④レイアウトコスト
オフィスの新設や移転、レイアウト変更などを実施する場合、インターネット回線や電話の工事費、内装費などが発生します。また、棚やデスクなどの買い替えをする場合は、追加で購入費も発生します。
今後、目指したい働き方を考えたときに、オフィスに必須の設備かどうか、見極める必要があります。
レイアウトコストの削減方法
オフィスのレイアウトコストを削減するためには、まず現在のオフィスの利用状況をしっかりと把握することが重要です。不必要なスペースや設備を見極め、効率的に配置することでコスト削減が可能になります。
例えば、フレキシブルなワークスペースを採用し、従業員がスペースを共有することで、余分なデスクや椅子の購入を避けることができます。
また、中古のオフィス家具を活用することも一つの方法です。これにより、新品購入に比べて大幅なコスト削減が見込めます。
コスト⑤ITコスト
削減できるコストとして、通信費、パソコン本体などハードウエアの購入費、ソフトウエアの導入費などが挙げられます。通信費の基本料金・使用料金は業者によって異なるので、利用先を見直しコストを抑えましょう。
ただし、変更時には工事費が発生する可能性があるため、注意しましょう。
ITコストの削減方法
IT機器はリースやレンタルを利用することによって、導入時にかかる初期費用を抑えられます。最新スペックのIT機器を使うことにより、業務の効率化につながります。しかし、新品に買い替えることによって、保守やメンテナンスなど、さまざまなコストが発生するため、リースやレンタル利用がオススメです。
また、コスト削減の手段としてテレワークの導入がありますが、テレワークに対応するためのIT化に向けて、新たな費用が発生する場合もあるので気をつけましょう。
コスト⑥エネルギーコスト
水道代や電気代といったエネルギーコストも負担になりやすい費用です。そのなかでも電気代のコストは大きく、一般的にはオフィスの広さに応じて基本料金が高くなります。
一方、節水や節電など、社員一人ひとりが削減に取り組めるコストです。
エネルギーコストの削減案
いつからでも取り組み始められる策として、社員に対して普段から節電や節水を心がけるように呼びかけることは非常に有効です。
さらに、照明を消費電力の少ないLEDに替えることや、エアコンをこまめに消すなどの工夫も電力の消費とコストを抑えられるため、効果的です。
オフィスコストを削減する上での注意点
ここまで、オフィスのコストの種類や、コスト削減のアイデアを紹介してきました。コスト削減はオフィス経営のために有効な手段ですが、やみくもに削減してはいけません。ここでは、コストを削減する際に注意すべきポイントを解説します。
サービス品質が低下するもの
コスト削減のためにやりすぎた結果、製品やサービスの品質が低下することはあってはならないことです。サービス品質の低下は顧客離れにつながり、積み重ねてきた企業の信用が落ちてしまう恐れがあります。
特に自社のイメージや強みに関連する部分は可能な限り予算を確保し、コスト削減する際はサービスや製品の品質に影響が出ない範囲で、バランスをとって取り組みましょう。
従業員のモチベーションや自社の生産性が低下するもの
消耗品の過度な制限など、従業員のモチベーションに大きな影響を与えるものは、簡単にコスト削減しないようにしましょう。
パソコンデバイスやITツールのスペックを落とすことや各種機器のメンテナンスを怠った結果、生産性が下がる場合、コスト削減は行わないほうがよいかもしれません。というのも、コスト削減の本当の目的は「利益の向上」であるからです。業務フローを見直した結果、現状のスペックが必要以上に高い場合はパソコンデバイスやITツールのスペックを落とすことを検討してもよいですが、目先のコスト削減のために変更してしまうと、業務効率や生産性の低下につながる可能性があります。
企業の目標達成に悪影響を及ぼすもの
短期的な視点での一方的なコスト削減は、長期的視点で考えると企業の目標を達成できないことがあります。コスト削減は、企業が最終的な利益を増やし目標を達成するための施策です。そのため、長期的な視点で考え、目標を実現することが必要です。
将来を見越したコスト削減を目指す場合、極端なコスト削減を実施するのではなく、業務効率が向上するツールの活用を検討するとよいでしょう。必要時に適切なツールを導入することで、長期的な経費削減につなげられます。
テクノレントの法人向けパソコンレンタル
ここまで、削減が可能なオフィスコストや削減方法のアイデア、注意点について説明しました。ITコストの削減案でも紹介しましたが、パソコンを購入するのではなくレンタルするというのもコスト削減の有効な手段です。
ここでは、当社テクノレントのパソコンレンタルについてご紹介します。
サービス概要
テクノレントの法人向けレンタルパソコンは、短期・長期でレンタル可能な商品ラインアップです。ノートパソコンやデスクトップ型パソコンのほかにも、液晶ディスプレイや、周辺機器・ソフトウエアなどもレンタルしています。
特徴・強み
テクノレントのレンタルパソコンは、短期でも長期でもリーズナブルな費用で利用できることが特徴です。また、不要になったパソコンはご返却のみで、廃棄費用はかかりません。
さらに、強みとしては導入から廃棄まで、安心してパソコンをご利用いただける点です。最初のキッティングからデータ消去まで当社の専門スタッフが対応しています。
テクノレントは、リコーリースグループのレンタルサービスとして情報漏えい防止対策も行い、法令も順守しています。
まとめ
今回はオフィスのコスト削減方法やアイデアをご紹介しました。単発的にパソコンが必要になった際は、コストを抑えるためにレンタルパソコンも検討するとよいでしょう。
コストパフォーマンスを考えた際の選択肢のひとつに、ぜひテクノレントのレンタルパソコンをご検討ください。