【徹底解説】ITライフサイクルを実践するためのポイントとは

LCM・ライフサイクルマネジメントとの関係

LCMは「ライフサイクルマネジメント」の略で、対象となる資産やサービスをライフサイクル全体で管理する取り組みです。ITライフサイクルが「計画から廃棄までの流れ」を表すのに対し、LCMはその流れを継続的かつ計画的に管理する仕組みや活動として整理できます。

また、ITAMは「IT Asset Management（IT資産管理）」を意味し、PCやソフトウェアなどを台帳・ルール・プロセスによって管理する考え方です。「ITライフサイクルで管理工程を整理し、LCMで継続的に運用し、ITAMで台帳・ルール・プロセスに落とし込む」と整理すると、理解しやすくなります。

計画・調達から導入まで

計画・調達から導入までの段階では、まず「PCをどのように利用するのか」を整理します。具体的には、以下の項目を最初に確認しましょう。

• PCの利用目的
• 対象部門
• 必要台数
• 必要なスペック
• 予算
• セキュリティ要件
• 保守方針
• 更新時期
• 購入・リース・レンタルの選択
• 保証内容・保守契約
• サポート期限
• 既存のIT資産管理ツールやMDMとの連携可否

導入時にはキッティングやアカウント設定、セキュリティソフトの導入、暗号化、資産番号の付与、台帳登録、使用者への引き渡しを行います。導入時点で運用や廃棄まで見据えておくと、後から情報を集め直す手間や管理漏れを抑えやすくなります。

運用・保守から更新・廃棄まで

運用・保守から更新・廃棄までの段階では、PCを安全かつ適切に使い続けられるよう、継続的な管理が必要です。具体的には、以下の項目を確認します。

• PCの利用状況
• 故障や問い合わせの発生状況
• OSやソフトウェアの更新状況
• パッチ適用の有無
• ライセンスの利用状況
• 保証期限
• サポート期限
• 使用者の異動・退職
• 端末の紛失・交換
• 資産台帳の更新

更新時には端末の性能や故障頻度、保証期限、OS・ソフトウェアのサポート期限を確認しましょう。廃棄時には端末の回収やデータ消去、消去記録の保管、台帳更新、リサイクル・処分手続きまで対応します。特に、データ消去は廃棄直前に慌てて対応するのではなく、あらかじめ運用ルールを決めておくことが重要です。

PCやIT資産は導入後も継続的な管理が必要になる

PCやIT資産は、導入後も継続的な管理が必要です。具体的には、以下のような項目を定期的に確認・更新します。

• OSやソフトウェアの更新
• パッチ適用
• セキュリティ設定の見直し
• ライセンス管理
• 故障対応
• 使用者変更
• 返却対応
• 廃棄対応

また、資産台帳も導入時に作成するだけでは不十分です。以下のような変更が発生した場合は、その都度情報を更新する必要があります。

• 社員の異動・退職
• PCの交換
• 修理
• 紛失
• 廃棄

実際の利用状況と台帳がずれないように、「誰が、どの端末を、どの状態で使っているのか」を把握できる状態を保つことが基本です。

管理が不十分だとコストやセキュリティリスクが増える

ITライフサイクル管理が不十分だと、コスト面とセキュリティ面の両方でリスクが高まります。コスト面では使われていないPCや未利用ライセンスを把握できず、不要な追加購入につながる可能性があります。

また、保証切れ端末の故障対応やリース満了後の対応遅れによって想定外の負担が発生するケースも少なくありません。
セキュリティ面ではサポートが終了したOSや更新されていないソフトウェア、所在不明の端末などが脆弱性の原因となります。ITライフサイクル全体で一元管理しておけば、更新時期や廃棄手順を事前に把握でき、計画的な運用を推進できます。

調達・導入時に発生する業務と課題

調達・導入時には、PCを利用できる状態にするまでに多くの業務が発生します。調達時には、主に以下の項目を確認します。

• 必要台数の確認
• スペック選定
• 見積取得
• 発注
• 納期調整
• 保証・保守条件の確認

また、導入時には、以下のような作業が必要です。

• キッティング
• セキュリティ設定
• アカウント設定
• 資産番号の付与
• 台帳登録
• 使用者への配布

特に、新入社員の入社時期や組織変更のタイミングでは作業が一気に増えます。部門ごとに求めるスペックが異なる場合は、標準化が難しくなる点にも注意が必要です。

運用・返却・廃棄時に発生する業務と課題

PC配布後も、運用・返却・廃棄に関する業務は継続して発生します。運用時には、主に以下の対応が必要です。

• 故障対応
• 紛失・盗難対応
• OSやソフトウェアの更新
• ライセンス管理
• 棚卸し
• 使用者の異動・退職時の確認

使用者の異動や退職が発生した場合はPC本体の回収だけでなく、以下の対応も必要になります。

• 端末内のデータ確認
• アカウント削除
• アクセス権の見直し
• 資産台帳の更新

なお、退職時や契約終了時には情報資産の返却やPC内データの消去、使用者IDや権限の削除まで確実に確認する必要があります。また、PCを返却・廃棄する際は端末内に保存されたデータを事前に消去し、情報漏えいを防ぐ対応が欠かせません。

IT資産を台帳で可視化する

IT資産台帳では、PCやIT資産の状態を把握するために主に以下の項目を記録します。

• 管理番号
• メーカー・機種
• シリアル番号
• 使用者
• 部署
• 配布日
• 契約形態
• 契約終了日
• OS
• ソフトウェア
• 故障履歴
• 返却・廃棄状況

IT資産台帳は棚卸しだけではなく、退職時の返却確認や契約更新、故障時の代替機手配、廃棄判断にも役立ちます。ただし、台帳は作成して終わりではなく、以下のタイミングで更新する運用ルールを決めておくことが重要です。

• PCを調達したとき
• 使用者へ配布したとき
• 使用者や部署が変更されたとき
• 端末が返却されたとき
• 廃棄・リサイクルしたとき

自社で対応する業務と外部化する業務を分ける

ITライフサイクル管理を効率化するには、自社で対応すべき業務と外部化しやすい業務を分けて考えることが重要です。自社で担うべき業務には、主に以下があります。

• 利用部門の要件整理
• セキュリティポリシーの策定
• 権限付与・削除の判断
• 予算・契約に関する判断
• 委託先の選定・管理

一方で、以下のような作業は外部化を検討しやすい業務です。

• PC調達
• キッティング
• 配送
• 故障時の代替機手配
• 返却回収
• データ消去
• 廃棄手配

ただし、外部化すれば自社の管理責任がなくなるわけではありません。委託する場合は対応範囲や作業内容、データ消去証明書の有無、データ消去方法などを事前に確認しておくことが大切です。

PCの調達方法は購入・リース・レンタルの違いも確認する

PC調達では、購入・リース・レンタルの違いを確認し、自社の利用期間や管理体制に合った方法を選ぶことが重要です。購入・リース・レンタルの特徴は、以下のように整理できます。

• 購入：自社資産としてPCを保有する方法。長期利用や標準構成が決まっている場合に検討しやすい一方で、保管・廃棄・データ消去まで自社で対応する範囲が広くなる。
• リース：ユーザーが指定した物件をリース会社が取得し、比較的長期で利用する契約。PCのリース期間は税務上2年以上で設定され、中途解約はできない場合が多い。
• レンタル：賃貸人が保有するPCなどの動産を必要な期間だけ利用する方法で、短期利用や一時的な台数増加に向いている。

なお、会計・税務処理は契約内容によって異なるため、導入前に経理部門や税理士へ確認しておきましょう。

PCレンタルが向いているケース

PCレンタルは利用期間や台数が変動しやすい場面に向いており、たとえば以下のようなケースが挙げられます。

• 研修・セミナー・イベントで一時的にPCが必要な場合
• 短期プロジェクトで外部メンバー用の端末を用意する場合
• 繁忙期だけPCの台数を増やしたい場合
• 必要な期間だけPCを利用し、終了後に返却したい場合

PCを購入する場合、利用後の保管や廃棄、データ消去まで自社で手配・管理する範囲が広くなります。一方、レンタルであれば必要期間だけ利用し、終了後に返却する運用を組みやすくなる点がメリットといえます。

PCレンタルならリコーリースがおすすめ

PCレンタルを検討するなら、リコーリースの法人向けPCレンタルサービスがおすすめです。リコーリースでは、法人向けに以下のようなICT機器を短期・長期でレンタルできます。

• A4ノートPC
• B5ノートPC
• デスクトップPC
• 液晶ディスプレイ
• タブレット
• SIMフリー端末
• 周辺機器

また、リコーリースでは、PCレンタルに付随するサービスとしてPC管理台帳や代替機サービス、返却、データ消去、廃棄なども行っています。PCを借りるだけでなく、調達後の管理や返却時の負担まで含めて相談できる点はIT担当者にとって大きなメリットといえるでしょう。

特に、研修・プロジェクト・短期増員などで台数変動がある企業は、購入やリースとあわせてレンタルも検討するとよいでしょう。リコーリースの提供する法人向けPCレンタルサービスの詳細が気になる方は、「お問い合わせ」ページよりご相談ください。