オフィス環境を改善して作業効率をアップさせよう！具体的な取り組みをいくつか紹介

従業員の生産性が向上する

オフィス環境を改善することで得られる最も直接的なメリットは、従業員一人ひとりの生産性向上です。快適で業務に集中しやすい環境は、従業員の集中力や作業効率を最大限に引き出します。
例えば、暗すぎたり明るすぎたりする照明は知らず知らずのうちに目の疲れやストレスを蓄積させ、パフォーマンスの低下を招きます。一方、自然光が豊かに入り、タスクに応じて照明を調整できる環境は集中力の維持につながるおそれがあるでしょう。また、業務に没頭できる集中ブースと気軽に相談できるオープンスペースをバランスよく配置することで、仕事のメリハリを生み、効率化の後押しが可能です。

従業員満足度が高まり人材が定着する

優れたオフィス環境は従業員満足度を高め、優秀な人材の定着に大きく貢献します。従業員は、「会社が自分たちの働きやすさを真剣に考えてくれている」と感じることで組織へのエンゲージメントが高まります。
例えば、長時間のデスクワークによる身体的負担を軽減する椅子や自由に高さを変えられる昇降式デスクを導入したとしましょう。身体的な負荷を軽減するだけでなく、企業が従業員の健康を気遣っている明確な証拠となり、従業員のロイヤリティ向上につながります。
結果として離職率が低下すれば、新たな人材の採用や教育にかかる莫大なコストの削減も可能です。

部門を超えたコミュニケーションが活性化する

オフィス環境の改善は部門間の壁を取り払い、コミュニケーションを活性化させる起爆剤となりえる点もメリットです。固定されたデスクでは、どうしても関わる相手が限定されがちです。しかし、偶発的な出会いや会話が生まれるように設計されたオフィスは新たなアイデアやイノベーションの土壌となります。
具体的な仕掛けとして、部門や役職に関わらず誰でも利用できるカフェスペースやリフレッシュエリアの設置が挙げられます。
普段は接点のない営業担当者と開発エンジニアがコーヒーを片手に交わした何気ない会話から、新サービスのヒントが生まれるかもしれません。

企業のブランドイメージが向上して採用力が強化される

魅力的で先進的なオフィスは社外に対する強力なメッセージとなり、企業のブランドイメージ向上と採用力の強化に直結します。現代の若手人材は給与や福利厚生などの条件面だけでなく、「どのような環境で自分らしく働けるか」を重視しています。上記の点において、オフィスは企業の価値観や文化を体現するともいえる存在です。
例えば、企業のウェブサイトや採用パンフレットで従業員が活き活きと働く様子や快適でデザイン性の高いオフィスの写真を紹介したとしましょう。求職者に対して「この会社で働きたい」という強い動機づけを与えられます。また、オフィスを訪れた顧客や取引先に対しても「先進的で従業員を大切にする企業である」という印象を与え、信頼関係の構築にもつながります。

心身の健康を促進する

オフィス環境の改善は、従業員が心身ともに健康で幸福な状態を維持・向上するうえでも重要です。1日の大半を過ごすオフィスの環境が、従業員の健康状態に与える影響は計りしれません。
観葉植物などのグリーンをオフィス内に多く配置すると、空気質の改善だけでなくストレス軽減や視覚的な癒し効果も期待できます。また、長時間座り続けることによる健康リスクを避けるため、スタンディングワークが可能なデスクを導入するのも有効です。
従業員が常にベストなコンディションで仕事に取り組めるよう環境を整えることは、企業の持続的な成長を支える基盤となります。

課題①「集中できない・作業効率が悪い」を解決するアイデア

「周囲の話し声や物音が気になって、思考が中断されてしまう」「Web会議の声がフロアに響き渡り、お互いに気まずい思いをしている」このような業務への集中に関する課題を解決する鍵は、従業員が仕事内容に応じて働く場所や環境を選べるようにすることです。
企画書やレポート作成など深い思考を要する作業のために、周囲から完全に隔離された集中ブースを設置するのは効果的です。また、参加者および周囲にとってもストレスとなるWeb会議の問題は、防音性の高い専用の個室やスペースを設けることで解決できます。

個人レベルでできる対策として、ノイズキャンセリングヘッドホンの導入を会社として支援する方法も可能です。ノイズキャンセリングヘッドホンがあれば、従業員は自席にいながらにして不要な雑音を遮断し、業務に没入できます。
さらに、業務で使用するツールの見直しも欠かせません。動作の遅いPCや1つの画面で複数のウィンドウを切り替えながらの作業は非効率です。高性能なPC・タブレットへの入れ替えや、一度に表示できる情報量が倍増するデュアルモニターを標準化しましょう。

課題②「コミュニケーションが不足している」を解決するアイデア

「部門間の連携が希薄で、新しいアイデアが生まれにくい」などコミュニケーション不足は組織の成長を妨げる要因です。上記の課題を解決するポイントは、意図的に偶発的な出会いや雑談が生まれる仕掛けを作ることにあります。
代表的な改善策が、人が自然と集まるフリースペースの設置です。例えば、フリースペースにコーヒーメーカーやウォーターサーバー、社内コンビニなどを一箇所に集約します。

そして、周りに少し腰掛けられるカウンターや椅子を置くだけで、部署や役職を超えた自然な会話が生まれるきっかけになります。デザイン性の高いカフェスペースやリフレッシュエリアとして本格的に整備すれば、従業員の満足度向上にもつながるでしょう。
また、1日の気分や業務内容に合わせて自由に席を選べるフリーアドレス制の導入も、普段接点のない社員同士の交流を促進する有効な手段です。物理的な環境だけでなく、社内SNSやビジネスチャットツールを活性化させることも重要です。業務連絡だけでなく趣味のチャンネルや雑談用のスレッドを作れば、オンライン上での気軽なコミュニケーションが生まれて人間関係の構築もサポートできます。

課題③「心身の健康や快適性が低い」を解決するアイデア

身体的な健康の課題で取り組みたいのが、身体的負担を軽減するオフィスチェアやワンタッチで高さを変えられる昇降デスクの導入です。上記のアイテムは、肩こりや腰痛の予防に直接的に貢献します。
空間全体の快適性を高めるためには、観葉植物を配置してグリーンを増やすことが有効です。植物の緑はストレスを軽減し、目の疲れを癒す効果が期待できます。

また、「穏やかなBGMを流す」「リラックス効果のあるアロマを導入する」なども従業員の心理的な快適性を高める上で有効です。さらに、仮眠・休憩スペースの設置や無料で利用できるフリードリンクの提供も従業員の満足度と健康意識を向上させられます。

現状把握と課題の可視化

最初のステップは、現在のオフィスが抱える課題を正確に把握して具体的に見える化することです。担当者の思い込みや一部の声だけで改善を進めてしまうと、多くの従業員が本当に求めていることとズレが生じる可能性があるためです。
まずは、現場で働く従業員の生の声に耳を傾けましょう。具体的な方法としては、以下のようなものが挙げられます。

• 従業員アンケートの実施：匿名形式のアンケートは従業員が本音を伝えやすい
• ヒアリングやワークショップ：特定の部署やチームに集まってもらい、グループインタビューを行うことでアンケートだけでは見えてこない課題やニーズを掘り起こせる
• 現場の観察：「Web会議の場所を探してうろうろしている人が多い」「特定のエリアが荷物で溢れている」など客観的な視点から問題点を発見できる

上記の活動を通して得られた情報を整理し、取り組むべき課題の優先順位を明確にしましょう。

目標設定と計画立案

次に、可視化された課題をもとに「どのような状態を目指すのか」という具体的な目標を設定し、実現するための計画を立てます。目標は「コミュニケーションを活性化させる」などの曖昧なものにすると成果を検証できません。そのため、以下のように誰が見ても達成度が判断できるレベルまで具体化することが重要です。

• フリーアドレス制の導入とカフェスペースの設置により、半年後には「部門を超えた会話が増えた」とアンケートで回答する従業員の割合を50%以上にする

目標が定まったら達成するための具体的な施策や予算、スケジュール、そして担当者を明確にした実行計画を立案します。なお、すべての課題を一度に解決しようとせず、費用対効果や従業員へのインパクトを考慮して優先順位の高いものから着手しましょう。

施策の実行と全社への周知

計画が固まったら、いよいよオフィスを改善する施策の実行に移ります。レイアウト変更や新しい什器の購入、ツールの導入などを計画に沿って進めましょう。
施策を実行する段階で重要なのが、従業員へ施策内容をきちんと周知させることです。「なぜオフィス環境の改善を行うのか」「変更によって何がどのように変わるのか」を、事前に全社へ向けて丁寧に説明しましょう。
例えば、新しいフリーアドレスを導入するのであれば、メリットだけでなく利用ルールや個人の荷物の管理方法などについても説明します。従業員がルールを理解し、適切に運用できることで、新しい環境が効果的に利用されるようになります。

効果測定と改善

最後のステップとして、「実施した施策が設定した目標に対してどれほどの効果をもたらしたのか」を測定・評価しましょう。効果測定の方法は、現状把握のときと同様にアンケートやヒアリングを実施するのが一般的です。
例えば、「新しい集中ブースは業務効率の向上に役立っていますか？」などの具体的な質問で、改善の効果を測ります。
もし期待した効果が得られていない点があれば、原因を分析し、さらなる改善策を検討しましょう。上記のように、PDCAサイクルを回し続けるとオフィス環境は常に最適な状態へと進化していきます。

目的別エリアやフリーアドレスの導入で社員のエンゲージメントが向上

大手印刷会社の事例で多様な働き方に対応し、イノベーション創出を推進するために新しいコンセプトのオフィスを開設しました。全席フリーアドレス制を導入し、コワーキングスペースやリラクゼーションカフェを併設したことで、組織の枠を超えた偶発的なコミュニケーションが生まれやすくなり、新たなアイデアや連携のきっかけが生まれています。

ほかにも、独自の空間演出技術を導入した会議室も特徴的です。映像・音・香り・照明を一体的に制御し、集中力を高めたり、リフレッシュ効果を促したりする空間を演出します。会議室の設置で会議に参加するメンバー全員のパフォーマンスが向上し、より質の高い議論が期待できます。

また、オフィス内では高品質なLIVE配信が可能なスタジオを完備している点も特徴です。スタジオをウェビナーやプレゼンテーション、インサイドセールスに活用し、提案・営業活動のオンライン化を加速させています。オフィス環境の改善によって社員の働きがいやパフォーマンスを最大限に引き出し、企業全体のエンゲージメント向上に貢献しています。

LTE対応の高性能パソコン導入で働き方改革・業務効率向上に成功

次に、自治体におけるオフィス環境改善の成功事例を紹介します。同自治体では、2010年から働き方改革に着手し、ICTを駆使したワークスタイル変革を進めてきました。しかし、2018年に発生した西日本豪雨災害が、さらなる大規模なオフィス環境の改善が求められる状況となりました。
西日本豪雨当時、テレワークは可能だったものの貸出用パソコンの不足やオフィスでのデスクトップ端末利用が主流でした。そのため、災害時の業務継続に限界があったといいます。上記の経験から、「すべての人に対し、いつでもどこでも働ける環境を」というコンセプトのもとワークスタイル変革を強化しました。

具体的には、全端末7,200台をノートパソコンに変更し、本庁内を無線LAN化します。さらに、外出時にも業務が滞りなく遂行できるようSIM内蔵のLTE対応パソコンを全職員に導入しました。
結果として、職員は場所を選ばずに業務を遂行できるようになり、従来の貸出用パソコンの管理も不要となりました。職員4,500人のうち93%にあたる約4,200人が在宅勤務を利用し、延べ日数は前年比で約23倍強となる6万6,000日以上に達しています。