文書作成やセキュリティ強化など、業務ではさまざまなソフトウェアを使用します。ソフトウェアは、買い切り型やサブスクリプション型が主流ですが、昨今、第3の選択肢として「レンタル」を採用する企業が増えています。本記事では、ソフトウェア導入時の課題やレンタルが選ばれる理由、必要性の高いソフトウェア、ソフトウェアレンタルが適しているケースについて解説します。
ソフトウェア導入時の課題
業務効率化や業務を円滑に進めるために導入するソフトウェアですが、導入時に障壁となる課題もあります。主な課題は次の通りです。
ライセンス管理が複雑になる
ライセンス管理とは、ソフトウェアがライセンス（使用許諾契約）に則って適切に使用されているかを確認・管理することです。ライセンスには、ソフトウェアを導入できる端末台数の制限や契約期間、免責事項などの契約内容が記載されており、ライセンス管理はこれらの契約に違反していないかを把握するために重要な作業です。しかしながら、使用するソフトウェアは多岐にわたり、またライセンスの内容も永久ライセンスからサブスクリプションまでさまざまであるため、正確に管理するのは難しいです。ライセンス管理台帳やツールを活用して管理する場合もありますが、ソフトウェア数が増えるほど煩雑になり、見落としの原因にもなります。
多額のコストが必要になる
買い切り型のソフトウェアであれば購入時のコストだけで済みますが、サブスクリプションや契約期間が定められているものは、導入時のコストだけでなく、契約更新時や運用時のコストもかかります。これらのコストは、ソフトウェアの数や使用する端末台数によって増加するため、社員数が多い企業や多様なソフトウェアを使用する場合は、膨大なコストが必要になります。
会計処理が煩雑化する
一定の要件を満たしたソフトウェアは、無形固定資産として資産計上し、減価償却する必要があります（種類・用途によっては対象外）。減価償却そのものは税負担の平準化などのメリットがありますが、ソフトウェアごとにライセンス内容が異なるため、資産計上か経費処理かを都度判断しなくてはならず、会計処理が煩雑化します。
ソフトウェアレンタルのメリット
ソフトウェア導入時の課題を解消する手段として、レンタルを選ぶ企業が増えています。ソフトウェアレンタルの主なメリットを3つご紹介します。
ライセンス管理が不要
ソフトウェアレンタルでは、レンタル会社が保有するライセンスを借りて使用するため、ライセンス管理の手間がかかりません。ライセンス管理台帳やツールを用意して管理する手間がかからず、コア業務に専念する時間を創出できます。
キャッシュフローの安定化
ソフトウェアを導入する際には、多くのイニシャルコスト（初期費用）がかかりますが、ソフトウェアレンタルであれば月々の定額払いとなるため、キャッシュフローの安定につながります。コストを平準化できるので、資金計画や予算管理がしやすくなります。
会計処理の工数削減
ソフトウェアを購入した場合は減価償却する必要がありますが、ソフトウェアレンタルは、「賃借料」として経費扱いで計上するため、会計処理の工数が削減できます。これにより、経理部門の負担軽減にもつながります。
業務で必要性の高いソフトウェア
日々の業務にはさまざまなソフトウェアを使用します。ここでは、特に需要が高い代表的なソフトウェアを3つご紹介します。
Microsoft 365
Microsoftのサブスクリプション型クラウドサービスで、文書作成ツール「Word」や、表計算ツール「Excel」、プレゼンテーションツール「Power Point」など、いわゆる「Office」※のソフトウェアを利用できます。利用できるサービスによってさまざまプランが用意されており、個人向けの「Microsoft 365 Personal」や一般法人向けの「Microsoft 365 Apps for business」、大企業向けの「Microsoft 365 Apps for enterprise」などがあります。
テクノレントでは、「Microsoft 365 Apps for business」および「Microsoft 365 Apps for enterprise」のソフトウェアレンタルを提供しております。詳細は下記バナーをクリックして紹介ページよりご確認ください。
- Office（Office 365）はMicrosoft 365に統合され、名称が変更となりました。大企業や教育機関向けのサービスには、一部Office（Office 365）が残っています。
セキュリティソフトウェア
セキュリティソフトウェア（ウイルス対策ソフトウェア）とは、コンピュータウイルスやマルウェアを検知して防御・排除し、セキュリティリスクを軽減するソフトウェアです。業種によっては、個人情報や契約書類、未発表の製品情報など、機密性・秘匿性の高いデータを扱うため、これらの漏えいや悪意のある攻撃による不正アクセスなどから情報を守るためにも、セキュリティソフトウェアの導入は重要です。代表的なものは「ウイルスバスター」「ESET」「WithSecure Business Suite」「Shadow Desktop」などが挙げられます。
テクノレントでは、「WithSecure Business Suite」および「Shadow Desktop」のソフトウェアレンタルを提供しております。
Adobe Creative Cloud
写真編集ツール「Photoshop」や、グラフィックデザインツール「Illustrator」、PDFの作成・編集などができるツール「Adobe Acrobat Pro DC」といった、Adobeソフトウェアを利用できるサブスクリプション型クラウドサービスです。デザインをはじめとするクリエイティブ系の業種で広く利用されています。特に、PDFはほとんどの業種で使用されているため、「Adobe Acrobat Pro DC」の需要は一際高い傾向にあります。
テクノレントでは、「Adobe Acrobat Pro DC」のソフトウェアレンタルを提供しております。
ソフトウェアレンタルが適しているケース
ソフトウェアレンタルは、状況や用途に応じてフレキシブルに借りられる点が大きな特長です。ソフトウェアレンタルが適している主なケースは次の通りです。
ケース① 最新バージョンのソフトウェアを試したい
買い切り型のソフトウェアの場合、購入時のバージョンで使用し続けることが多いですが、ソフトウェアレンタルであれば、手軽に最新バージョンのソフトウェアを使用できます。試用期間を設け、業務で活用できると判断すれば継続、業務効率化に変化が見られなかったら解約と、状況に応じて使用可否を選べることも、ソフトウェアレンタルの特長の一つです。
ケース② 展示会などの短期間で使用したい
イベントや展示会など、数日～数カ月だけソフトウェアを使用したい場合には、ソフトウェアレンタルが適しています。購入する場合には多額のコストがかかるだけでなく、会期が終了した後は使われなくなり、無駄な出費になる可能性があります。ソフトウェアレンタルであれば、必要な期間に必要な数だけ借りられるため、コストの削減につながります。
まとめ
ソフトウェアレンタルは、煩わしいライセンス管理や会計処理を簡便にするだけでなく、自社のビジネスに合わせて柔軟に利用できるサービスです。テクノレントでは、今回ご紹介したほかにも、さまざまなソフトウェアレンタルを提供しております。下記のバナーをクリックして、紹介ページよりご確認ください。