「レンタルPCを利用したいけれど、Officeがインストールされているかどうか気になる」という方もいるのではないでしょうか。基本的には、レンタルPC会社のオプションを利用することでOffice等のソフトウェアをインストールできますが、サービス内容によっては利用できない場合もあります。本記事では、レンタルPCにOfficeがインストールされていない場合の代替策や、レンタルPCを選ぶ際に確認すべきことを解説します。ぜひ参考にしてください。
レンタルPCでOfficeは利用できる？
多くのレンタル会社では、レンタルPCにOfficeをインストールして納品するオプションを提供しているか、OfficeがプリインストールされたPCを貸し出しているため、利用できる場合がほとんどです。しかし、一部のサービスでは、これらのオプションや端末を提供していない場合もあるため、レンタルPC会社は慎重に選ぶことが大切です。
なお、テクノレントでは、Officeやウイルス対策ソフトをパソコンにインストールした状態で納品するオプション「ソフトウェアサービス」も提供しております。有償のオプションではありますが、短期的に利用する方もOfficeを手軽に利用しやすいサービスです。
ご利用になる場合は、エンドユーザーライセンス契約同意書にご記入いただく必要があります。また、ご利用料金は暦月換算となるため、パソコンレンタルの利用料とは計算方法が異なります。加えて、初回のみインストール料金が必要です。
Officeがインストールされていない場合の代替策
WordやExcelを使いたいけれど、レンタルPCにOfficeがインストールされていないというケースもあります。そのような場合の代替策を4つご紹介します。
Officeを購入してインストールする
Officeのライセンスには、買い切り型とサブスクリプション型があります。買い切り型は、2024年10月に「Office 2024」の販売が開始されました。OfficeがインストールされていないレンタルPCでも、Office 2024を購入してインストールすれば、WordやExcelなどを使用できます。
買い切り型はサブスクリプション型に比べて初期費用がかかりますが、一度購入すれば永続ライセンスが与えられるため、追加費用は発生しません。一つのライセンスでPC2台までインストール可能です。また、長期間利用すればサブスクリプション型より割安です。
ただし、バージョンアップされないため、新しく追加された機能を使えません。また、永続ライセンスが与えられるといっても、サポート期間は設けられています。サポート期間終了後も継続利用することは可能ですが、セキュリティ更新がなくなるため、ウイルスやマルウェアに対して脆弱になるリスクがあります。
なお、Office 2024のサポート期限は5年間です。次にご紹介するサブスクリプション型のMicrosoft 365とどちらが利用しやすいか検討して選びましょう。
Microsoft 365を契約する
サブスクリプション型のMicrosoft 365を契約すれば、WordやExcel、PowerPointなどのアプリケーションだけでなく、teamsなどのコミュニケーションツールや、OneDriveによるオンラインストレージなど、さまざまなMicrosoftのサービスが利用できます。
Microsoft 365の支払い方法には、年払いと月払いがあります。年払いにした方が割安ですが、短期間の利用であれば解約しやすい月払いを選ぶのがよいでしょう。買い切り型は購入したバージョンを使い続けることになりますが、Microsoft 365は定期的にアップデートが行われるため、常に最新版を利用できるメリットがあります。
代替ツールを利用する
Officeがインストールされていない場合、無料・有料で提供されている代替ツールを利用する方法もあります。有料であっても、Officeのライセンス費用よりは安価なものが多いです。WordやExcelにこだわらなくてよいのであれば、以下のような代替ツールを検討してはいかがでしょうか。
●LibreOffice（無料）
Wordの代わりになる「Writer」や、Excelの代わりになる「Calc」などを利用できます。
●Google Workspace（有料）
文書作成ツールの「Google ドキュメント」、表計算ツールの「Google スプレッドシート」をはじめとする、業務に必要なツールを利用できるビジネス向けのグループウェアサービスです。企業の規模によってさまざまなプランが用意されています。
●WPS（有料）
キングソフト株式会社が提供しているOfficeの互換ソフトです。有料ですが、Officeと比較して安価なため、導入・運用コストを抑えられます。
自社でのライセンス流用ができるか確認する
自社のOfficeライセンスをレンタルPCに流用できる可能性もあるため、確認しましょう。Microsoft 365はユーザー分のライセンスが必要なため、一つのライセンスを複数人で共有できません。ライセンスの割り当てや再割り当てに関してもルールが設けられており、ライセンスを最後に割り当てした日から90日以内の再割り当ては不可です。
ただし、ハードウェアの恒久的な故障・損失、ユーザーの雇用や契約終了、ユーザーの不在などによる一時的な再割り当てなどは、例外として認められる場合もあります。流用できる場合は新たに費用をかけずに済むため、利用前には自社で保有するライセンスの有無を確認しておきましょう。
レンタルPCを選ぶ際に確認すべきこと
レンタルPCを選ぶときは、料金プランだけでなく、次の点も確認しておきましょう。
Officeインストールの有無
レンタルPCでWordやExcelを使いたい場合は、機種を選ぶときにOfficeがインストールされているかを確認しましょう。OfficeがプリインストールされたレンタルPCを選べば、到着後にすぐ利用できます。特にレンタルする台数が多い場合は、自社でインストールすると手間がかかるため、Officeの有無を確認してPCを選ぶのがよいでしょう。
オプションサービスの有無を確認する
Officeをインストールして納品するオプションサービスを提供しているレンタルPC会社もあります。レンタル費用とは別にオプション費用がかかりますが、納品後はすぐに利用できるため、IT担当者の手間を削減できるでしょう。
また、オプションサービスを利用した方が、Officeを自社で購入する場合よりも費用を抑えられることがあります。研修など一時的に多くのPCが必要になった場合は、オプションサービスの有無を確認して選ぶとよいでしょう。
PCのスペックを確認する
レンタルPCの機種を選ぶ際は、スペックの確認も必要です。OSやメモリ、CPU、ストレージなどを確認し、自社の業務に必要なスペックを備えたPCを選びましょう。ただし、スペックが高いPCは、その分レンタル費用が高くなるため、必要以上にスペックが高い機種を選ぶとムダになってしまいます。コストを抑えながら快適に利用するためにも、スペックは過不足がない最適なものを選びましょう。
サポート内容を確認する
万が一、PCが故障した場合は、業務に支障をきたす恐れがあります。レンタルPCを快適に利用するためにも、代替機との交換や対応にかかる期間など、トラブルが起きた際のサポート内容を十分に確認しておきましょう。
テクノレントのレンタルPCサービス
テクノレントは法人向けのレンタルPCサービスを行っています。有償オプションとなりますが、Officeやウイルス対策ソフトをインストールした状態での納品も可能です。
ソフトウェアサービスは暦月料金と初回のみインストール料金がかかりますが、短期利用の場合はOfficeを購入するよりも費用を抑えられます。ご自身でMicrosoft 365に契約して、Officeを利用する方法もオススメです。
また、テクノレントでは、レンタルPCが故障した場合、同等スペックの代替機と交換する保守が標準でついています。原則として、午前中までにご連絡いただければ、当日発送で対応いたします（機種や内容によっては対応できない場合もあります）。
レンタルPCをご検討中の方は、テクノレントまでお気軽にお問合せください。