社員同士の交流を深める社内イベントは、社員のモチベーションアップやエンゲージメントの向上が期待できます。多くの企業で社内イベントが実施されていますが、初めて企画や運営を任されると、どのように準備を始めたらよいか分からない方もいらっしゃるでしょう。
本記事では、社内イベントの目的や開催の手順、社内イベントの例などをご紹介します。
社内イベントを実施する目的
社内イベントを通じて社員同士のコミュニケーションが活発になり、これまでほとんど会話することのなかった他部署の社員とも仲良くなるきっかけが生まれます。また、社内イベントでは、組織全体のチームワークも向上にも期待できます。
近年はリモートワークなど多様な働き方を導入する企業も少なくありません。顔を合わせずに仕事をすることが増えると、自然とコミュニケーションも減ります。コミュニケーション不足を解消するためにも、社内イベントの重要性はさらに高まっているといえるでしょう。
まずは、社内イベントの主な目的を3つ解説します。
社員同士の交流
社内イベントを実施すると、社員同士のコミュニケーションが活発になります。イベントの内容によっては部署を超えた交流ができるため、普段あまり関わることのない他部署の社員とも関係を構築できることでしょう。
他部署の社員とのリレーションシップがあれば、業務で連携が必要になった際もスムーズに対応できます。
企業理念の浸透
社内イベントは、経営理念を浸透させる場としても活用できます。経営層の話を直接聞くことで企業理念やビジョンへの理解が深まり、仕事のモチベーションや生産性の向上に期待できます。
帰属意識の向上
他部署の社員と活発にコミュニケーションを取ったり、経営陣と交流したりすることで、帰属意識の向上に期待できます。社内の人間関係が良好になれば、エンゲージメントが向上し、業績アップや離職の防止につながります。
社内イベントを実行する手順
社内イベントの企画を初めて担当することになった場合、どのような手順で進めていけばよいか分からないかもしれません。社内イベントを実行する手順を6ステップでご紹介します。
1．目的の明確化
まずは社内イベントを実施する目的を明確にしましょう。目的には「コミュニケーションの活性化」「企業理念の浸透」「モチベーションアップ」などがあります。イベント終了後に振り返りができるよう、定量的な目標と定性的な目標のどちらも決めておきましょう。
2．運営メンバーの選出
企画立案や準備、当日の運営を行う運営メンバーを集めます。円滑なイベント実施のためにさまざまな部署から適任者を見つけ、「イベントにかける熱意」や「声をかけた理由」などを説明してアサインしましょう。
3．企画内容を検討
社内イベントの目的を達成するための企画内容を運用メンバーで議論し、検討します。手段が目的化しないように実施目的を念頭に置き、最も適したイベント企画になるようなアイデアを考えましょう。
4．日時や担当の割り振りを決める
実施日時を決めます。できるだけ多くの社員が参加できるよう参加しやすい曜日や時間帯を選びましょう。社内イベントの準備は通常業務と並行して行うため、繁忙期を避けて余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
企画と日時が決まれば、会場の確保、企画に必要なもの（飲食物やケータリング等）の手配、プログラムの作成、進行役など担当を割り振って各自準備を始めます。割り振りを決めるときは、個々の負担が大きくなったり、偏ったりしないように注意しましょう。
5．イベント実施
運営マニュアルに沿ってイベントを運営します。当日はトラブルが発生することも考えられるため、事前に想定されるトラブルや解決策を運営メンバーに周知しておきましょう。
6．報告書を作成
社内イベントの開催後は、次回開催時に生かせるよう報告書を作成します。運営メンバーは、自身が担当した役割と開催当日の振り返りについて各自報告書を作成しましょう。
また、社内アンケートを実施して、参加者の声を集めることも大切です。運営メンバーの振り返りと社内アンケートによって、さまざまな改善点が見えてくるでしょう。
社内イベントの例
社内イベントは、目的に合わせて企画することが大切です。目的別に社内イベントの例をご紹介します。
社員の交流を目的としたイベント
社員同士の交流を目的とした社内イベントを実施すると、普段交流する機会が少ない他部署の社員とコミュニケーションを取れます。社員同士で親睦を深め、組織としてのチームワーク向上が期待できるでしょう。社員の交流を目的とする場合、次のようなイベントが適しています。
- 食事会（ホテルビュッフェ、社内ケータリングなど）
- バーベキュー
- ハイキング
- キャンプ
- 登山
- 新年会・忘年会
- 歓送迎会
- 季節のイベント（お花見、ハロウィーンイベント、クリスマス会など）
- スポーツ系（運動会、ボウリング大会、野球大会、フットサル大会、駅伝など）
モチベーションアップを目的としたイベント
社内イベントは社員のモチベーションアップにもつながります。社員のモチベーションアップが期待できる社内イベントには以下のようなものが挙げられます。
- 表彰式
- 初詣
- ファミリーデー
- グループワーク
- 社員による講演会
企業理念を浸透させることを目的としたイベント
企業理念やビジョンを浸透させるイベントを定期的に開催すると、理念の理解を深められて帰属意識の向上につながります。企業理念を浸透させることを目的としたイベント例は次の通りです。
- 周年記念パーティー
- 社員総会
- セミナー
- ワークショップ
- ボランティア活動
社内イベントを成功させるポイント
社内イベントを成功させるためのポイントを解説します。社内イベントを継続させるためにも、次のことを意識して実施しましょう。
開催後にアンケートを取る
社内イベント開催後は、参加者にアンケートを取って反省点や改善点を見つけましょう。参加者からのアンケートによって、運営側が気づかなかった改善点が見つかる可能性があります。
また、アンケートの結果から社員の満足度も把握できます。アンケートの結果を集計・分析することで、次回以降のイベント企画に役立てられるでしょうます。
KPIを設定する
社内イベントを継続的に実施し、成功させるためには、効果の測定が必要です。KPI（重要業績評価指標）を設定して、社内イベントの効果を測定しましょう。社内イベントの場合、KPIの指標は参加率、イベントへの満足度、アンケート回答率などが適しています。
定期的に実施する
社内イベントは一回で終わらせずに、定期的に開催しましょう。継続して行うことで、KPIや実施目的を達成しやすくなります。
参加しやすいイベントを企画する
社内イベントを実施するからには、できるだけ多くの社員に参加してもらいたいものです。しかし、社内イベントへの参加に積極的ではない人もいます。多くの社員に参加してもらうには、性別や年齢などに関係なく、誰もが参加しやすいイベントを企画することが大切です。
まとめ
社内イベントによって、社員同士のコミュニケーションの活発化やエンゲージメントの向上による離職の防止など、さまざまな効果が期待できます。運営メンバーは通常業務と並行して準備することになるため、余裕を持ったスケジュールを組み、進捗確認を行いながら準備を進めていきましょう。