社内PC管理の知っておきたいポイント。その重要性と管理の基本を解説

1.コストを最適化するため

社内PCを適切に管理することで、所有しているすべてのパソコンの状況や稼働していない遊休資産を把握できます。適切な管理ができていれば、保有しているパソコンを効率的に活用できるため、重複購入を避けてコストを最適化することができます。

2.セキュリティ対策を強化するため

パソコンのセキュリティ対策には、OSのアップデートやウィルス対策ソフトを最新の状態に更新することなどがあります。従業員一人に1台のパソコンが貸与されている企業では、OSやソフトウェアの更新を貸与者または従業員に任せることもあるでしょう。しかし、それでは全てのパソコンが最新の状態に保てないかもしれません。

社内PC管理を行うことで、保有しているパソコンの全てにセキュリティ対策が行われているかチェックできるだけでなく、管理を一元化すれば、OSやソフトウェアのアップデートを一斉に行うことも可能です。

3.コンプライアンス遵守のため

有償のソフトウェアは、ライセンス契約やサブスクリプション型が一般的です。買い切り型が主流だったころに比べ、現在は利用条件が複雑です。もしライセンス数や使用期限を超過していることに気づかずに使用していると不正利用となり、コンプライアンス上、大きな問題になってしまいます。

そうならないためにも、PC管理を適切に行い、従業員が利用しているソフトウェアのライセンスを正しく把握しましょう。

1.IT資産管理

PCを取得したときは、管理番号を付けて固定資産台帳に登録し、廃棄処分を行うまで定期的に棚卸を行いながら管理します。記録しておく内容は管理番号、品名、シリアル番号、登録日、設置場所などです。IT資産を可視化することで、紛失や不正利用を防いだり、不要な端末購入を防いだりできます。

2.インベントリ管理

インベントリ（inventory）とは、英語で「目録」「棚卸し」「在庫」などの意味があります。インベントリ管理とは、IT資産の情報を一元的に管理することです。管理する項目は、CPU、ハードディスク容量、メモリ、OSのバージョン、IPアドレス、インストールしているソフトウェアなど多岐にわたります。

3.ライセンス管理

ソフトウェアが使用許諾契約に沿って利用されているか管理します。ライセンスの種類や利用端末数、期限などライセンスに関する情報を適切に管理すれば、利用していないパソコンの分までライセンス料を払ったり、期限切れで使えなくなったりすることもありません。ライセンス管理は主にソフトウェアやソフトウェアのバージョン、ライセンスの数、使用者、管理部門、使用開始日などの情報を管理します。

表計算ソフトで管理台帳を作成する

表計算ソフトを利用して管理台帳を作成する方法です。Excelなどの表計算ソフトを使えば、導入に手間や費用がかからず、手軽に始められるでしょう。

管理台帳を作成する際は、社内の全てのパソコン情報を収集して一つずつ入力します。手作業で行うため、管理対象が多い場合は更新作業が煩雑になり、管理が行き届かなくなる恐れがあることに注意が必要です。所有するパソコンの台数が少ない会社には向いていますが、台数が多い会社はPC管理ツールを利用した方がよいでしょう。

PC管理ツールを導入する

社内で使用しているパソコンの台数やソフトウェアの数が多い場合、手作業で管理するのは困難です。効率的に行うにはPC管理ツールを導入するのがよいでしょう。PC管理ツールにはさまざまな種類があるため、まずは導入する目的を明確にする必要があります。コスト面も考えながら、自社の要件を備えつつ、必要な機能が提供されているPC管理ツールを選びましょう。

PC管理ツールを導入すれば、種類・設置場所などの情報、ライセンス管理、インストール済みのソフトウェアの情報、インベントリ収集などを自動で行えます。機器の使用状況をリアルタイムに把握できるため、遊休機器を把握できます。新しいパソコンやソフトウェアを余分に購入することもなくなり、コスト削減につながるでしょう。表計算ソフトで管理する場合、棚卸は現場の負担になりますが、PC管理システムを利用すれば半自動化できます。

手作業で管理台帳を作成するとヒューマンエラーが起こりがちですが、PC管理ツールは一つずつ登録しなくても良いため、管理者の手間を削減しつつ、ミスの防止に効果的です。

ただし、PC管理ツールを使いこなすには、ITの知識が必要です。一般的には情報システム部などの専門知識を持つ部署が担いますが、専門部署がなく、適任者がいない会社では管理が難しいケースもあります。その場合はアウトソースも検討した方がよいでしょう。