軽量で手軽に持ち運べるのに、パソコンにほとんど劣らないパフォーマンスを発揮するタブレット。ビジネスシーンでタブレットを活用するケースが増えているため、多くの会社で導入されています。
しかし、「初期費用がかかりすぎる」「大量に必要なので管理が大変」と頭を悩ませている担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
これからタブレットを導入しようとお考えの方には、初期費用を抑えられる法人向けのタブレットレンタルがオススメです。端末を購入すると資産として管理が必要になりますが、レンタルなら資産に計上する必要がありません。レンタル費用を経費計上するだけなので、経理作業を簡略化できて管理の手間を軽減できます。
本記事では、ビジネスでタブレット端末を活用する利点や端末の選び方、レンタル契約の流れなどを解説しますので、ぜひ参考にしてください。
タブレット端末の活用の利点
タブレット端末をビジネスに利用すれば、さまざまなメリットがあります。まずはタブレット端末を活用する主なメリットを5つご紹介します。
プレゼンに役立つ
タブレットはプレゼンの際に役立ちます。パワーポイントで資料を作成した場合、タブレットのパワーポイントアプリでサインインすれば、PCに保存したファイルをタブレットでも閲覧・編集できます。
少人数の会議ではタブレットを見てもらいながらプレゼンできますが、大人数の会議では大画面に出力してプレゼンしたいものです。機種によっては、接続できるケーブルがあれば、タブレットの画面をテレビやモニターなどに出力できます。
営業活動に活用できる
タブレットは営業活動にも活用できます。製品の資料やパンフレット、カタログなど、大量の紙類を持ち歩くと、どうしても荷物が重くなってしまいます。
資料を電子化すれば、タブレットを持ち歩くだけで営業活動に必要な資料をいつでも閲覧できます。荷物を大幅に減らせるため、労力を軽減できるでしょう。電子化した資料は動画による演出も可能なので、顧客にわかりやすい資料を提供できます。営業マンがタブレットを携帯すれば、業務効率アップにもつながります。
営業マンの残業が多いのは、帰社後の作業が多いことが理由の一つです。タブレットを持ち歩けば、業務報告書の作成やメール対応などを隙間時間に行えるため、残業を減らせる可能性があります。
場所を選ばずに使える
タブレット端末はデスクに設置しておかなくてもいいため、場所を選ばずに使えることもメリットの一つです。タブレット端末にウェブ会議用のアプリをインストールすれば、どこにいてもウェブ会議ができます。打ち合わせのために集まる移動時間をなくせるため、業務効率アップにつながるでしょう。
ペーパーレスを推進できる
タブレットの導入は、ペーパーレスを推進できます。資料を全て電子化してタブレットで確認すればコピーを大幅に減らせるため、コピー用紙やインクにかかる経費削減が可能です。会議をペーパーレスにすれば、資料を準備する手間も省けます。
タブレットの選び方
タブレットにはさまざまな種類があります。レンタルするタブレットを選ぶときのポイントをご紹介します。
通信方式で選ぶ
タブレットの通信方式には、スマホのようにモバイル通信できる「LTE」とWi-Fi環境のみでインターネットに接続できる「Wi-Fi」の2つがあります。Wi-Fi環境が整っている社内でのみ利用するのであれば、Wi-Fiモデルのタブレットがよいでしょう。既存の無線LANを活用できるため、別にデータ通信費がかかりません。
一方、営業でタブレットを持ち歩く場合はLTE方式のタブレットが向いています。LTEはデータ通信費がかかりますが、携帯電話がつながるエリアであれば、どこでも利用可能です。訪問先の企業や屋外でも利用できるので、営業活動に活用する場合に適しています。
OSで選ぶ
タブレットのOSはiPad OS、Android、Windowsの3種類があります。それぞれの特徴を確認して使いやすいものを選びましょう。
- iPad OS…Appleが開発したiPad OSを搭載したiPadは、iPhoneやMacなどApple製品との連携に優れています。iPhoneと同じように直感的に操作しやすいことが特徴です。
- Android…AndroidはGoogleが開発したOSです。さまざまなメーカーから販売されているため、多種多様なモデルがあります。
- Windows…Windowsはマイクロソフトが開発したOSで、Windowsパソコンを使い慣れた方は操作しやすいでしょう。Officeアプリなどがそのまま使えるので、ビジネスに活用しやすいです。
サイズで選ぶ
タブレットは小型の7インチから12インチを超える大型までさまざまなサイズがあります。サイズの小さいものは軽量で持ち運びが楽ですが、画面が小さいため文字が見にくいのがデメリットです。
一方、サイズが大きなタブレットは見やすいものの、小型のタイプより重量が重くなってしまいます。持ち運びやすさを重視するか、画面の見やすさを重視するか、利用目的に合わせたサイズを選びましょう。
プレゼンで使用するなら見やすい大きめのサイズ、持ち運びが多いなら10インチ以下の軽量タイプが適しているでしょう。
汎用性の高さで選ぶ
さまざまな用途で使える2in1パソコンを選ぶ方法もあります。2in1パソコンは、ノートパソコンとしてもタブレットとしても利用できます。事務作業をするときはノートパソコンとして使用し、プレゼンや商談にはキーボードを回転させてタブレットモードにして使うと便利です。
タブレットに比べると重量はやや重いですが、小型で軽量なものが多いため、持ち運びに困ることもありません。
契約の流れ
ここでは参考として、当社テクノレントで、タブレットをレンタルする場合の契約の流れをご紹介します。ほとんどのレンタル業者は同じような流れになりますが、入金後に発送となる業者もあります。
1．お問合せ・見積もり
まずはご希望の商品を選び、商品ページから台数や開始時期、利用期間などの希望条件を入力してお見積り依頼をしてください。内容を確認して折り返しご連絡します。
2．注文の確定
見積書をご確認いただき、よろしければレンタル発注書に必要事項をご記入・ご捺印の上、ご返信ください。
テクノレントでは、初回お取引のお客様には規定の審査があるため、会社概況書をご提出いただく場合があります。
3．商品の発送・納品
希望する納品日・納品場所に発送となります。箱や梱包材は返却時に必要なので保管しておいてください。
4．レンタル開始
レンタル商品が届いたら、まず機器と付属品をご確認ください。レンタル期間の計算方法はレンタル業者によって異なります。商品の到着日がレンタル開始日となる業者もありますが、テクノレントでは納品の翌日からレンタル開始となります。レンタル期間中に障害が発生した場合はご連絡ください。
5．お支払い
銀行振込や口座振替でのお支払いとなります。取引条件によってはレンタル料金が前払いになることもあります。
6．レンタル終了
レンタル契約終了日が近づくとメールかFAXで「レンタル期間満了のご案内」を送付しますので、必要事項にご記入の上ご返信ください。延長をご希望の場合は延長期間を記入して期日までにご返信ください。
7．返却
返却する資産のパスワードの解除とデータ消去を行い、納品時にお届けした箱・梱包材を使用して返却してください。当社指定の運送業者で引き取りの対応をいたします。
着払い伝票を使って返送していただく場合もあります。
タブレットレンタルはテクノレントがおすすめ！
テクノレントでは、iPadなどのタブレットや、2in1PCの法人向けレンタルサービスを行っています。在庫がある商品から機種を選定いただければ、平日午前中までのご注文で最短即日発送が可能です。
期間設定は自由で、最短1日・1台からでもレンタルできます。お届け後すぐに使用いただけるように外観検査や初期不良を確認してから納品しており、導入時の設定や個別キッティングも対応可能です。
レンタル期間中に故障した際は、同等スペックの代替機を交換する保守が標準で付いています。原則として、平日12時までにご連絡があれば、翌営業日に発送いたします。
レンタル終了後には情報漏洩防止対策として、返却後のデータ消去サービスを標準で実施しております。さらに有償ではありますが、消去証明の発行も可能です。
タブレットはレンタルを利用すれば、初期コストを削減できて面倒な資産管理の必要もありません。テクノレントでは、必要なときに必要な分だけ納品できますので、1台から100台・1000台の大量調達までレンタル可能です。短期レンタルにも長期レンタルにも対応しております。
法人向けタブレットの導入をご検討中の方は、テクノレントにお気軽にお問合せください。